¿UN CAFÉ Y NOS PONEMOS AL DÍA?

La comunicación es una actividad básica de nuestro día a día. El hecho de intercambiar información es algo que hacemos de manera prácticamente inconsciente. Como seres sociales que somos, la comunicación es esencial en nuestras vidas e incluso decisiva en el ámbito laboral. 

Dentro de este ámbito es importante que la empresa deje o cree espacios para que la comunicación informal pueda desarrollarse y favorecerla como si de un canal más se tratara, ya que siempre es mejor que esta se efectúe dentro de un marco establecido que fuera. Lo mismo que no se le ponen puertas al campo, a la comunicación menos.

Teniendo en cuenta lo anterior, nos encontraremos ante dos tipos de comunicación dependiendo de si se encuentra dentro o fuera de la estructura jerárquica de la empresa, la comunicación formal y la informal:

Comunicación formal: es el intercambio de información de manera oficial. Se utiliza para transmitir instrucciones, órdenes o temas relacionados con el trabajo. Además, siguen una serie de protocolos establecidos por la propia compañía, siguiendo los niveles jerárquicos

Comunicación informal: es el intercambio de información de manera no oficial. Surge de manera espontánea entre las personas de una empresa que sienten la necesidad de comunicarse sin seguir cauces oficiales. Esto permite mejorar las relaciones de trabajo, agilizar trámites y obtener información adicional de proyectos.

En el ámbito empresarial y de los Recursos Humanos, la comunicación informal, es decir, la llevada a cabo por los propios empleados, y en la que expresan sus sentimientos y emociones, es un factor importante a tener en cuenta tanto, o más que la comunicación formal.

¿Qué características tiene la comunicación informal?

· No es oficial porque no sigue ninguna regla o formalidad.
· Es espontánea, surge de manera casual sin planearse.
· No está controlada ya que la organización no puede manejar este proceso comunicativo.
· Multicanal ya que se difunde de maneras muy diversas.
· Suele ser oral
· Es rápida porque se transmite a gran velocidad, sobre todo si se trata de rumores.
· Suele distorsionarse ya que a veces se exageran los hechos o se oculta información. 
· Puede influir en los demás.

¿Cómo influye la comunicación informal en la empresa?

La comunicación informal marca un estilo de relaciones basadas en la espontaneidad y no en la jerarquía, por lo que puede ser positivo o negativo. 

Estas relaciones van surgiendo de la interacción social entre compañeros y es de gran utilidad a la hora de reforzar el sentimiento de pertenencia al grupo, favoreciendo la cultura de la organización. 

Al igual que podemos auditar la comunicación interna de una empresa por la eficiencia en el uso de sus canales, de los contenidos que por ellos se difunden y por la credibilidad que las personas les conceden, también deberíamos poder supervisar la comunicación informal ya que, además de la formal, esta le confiere un carácter más humano a la empresa.

Y es que este tipo de comunicación es la que permite crear vínculos afectivos, de simpatía, de motivaciones, de conocimiento, de sentimientos tan útiles y necesarios a la hora de crear esos lazos que fortalecen la cultura y el orgullo de pertenencia. Estos lazos nos permiten crear verdaderas comunidades de interés porque son las que realmente importan a las personas.

Cuando la comunicación formal cumple su cometido, informando, transmitiendo mensajes veraces y adecuados, cuando la compañía implanta los procesos adecuados, dispone de una EVP y desarrolla programas de conciliación, diversidad e integración y cumple exquisitamente con los códigos éticos, la comunicación informal siempre es un plus.

Sin embargo, donde la comunicación informal se expande más rápidamente, ocupando un lugar privilegiado los rumores -fundados o infundados, razonables o disparatados-, es en aquellas empresas que no saben o no pueden comunicar de forma honesta y profesional.

Situaciones como los cambios en la dirección, fusiones o adquisiciones empresariales, junto con las crisis favorecen la creación y difusión de rumores, dado que suelen generar incertidumbre, ansiedad, etc. La aparición de rumores es inversamente proporcional a la cantidad y calidad de la comunicación formal en la organización.

Identificar los canales de comunicación informal en la empresa, quiénes son sus transmisores y los líderes de estos grupos, siempre será de provecho para el departamento de Recursos Humanos. 

Combatir la aparición de rumores es uno de los objetivos de cualquier empresa, para ello es imprescindible ser transparente con el quipo de trabajo. Cuanto mejor informado esté el empleado, menor margen queda para la difusión de rumores. Las noticias no siempre serán buenas, pero si se transmiten con la misma claridad y rapidez que las positivas, transmiten transparencia y, por lo tanto, veracidad. 

En definitiva, el correcto uso de la comunicación informal es realmente importante y solo se consigue evitando los efectos negativos del rumor e intentando aprovechar la organización informal para transmitir una información positiva hacia la compañía. 

Lo cierto es que, tras la llegada del COVID-19, hemos reducido de manera exponencial estos ratitos de descansos comunes, de cafés con compañeros o de comidas en grupo en las que charlar de manera distendida, debido a las medidas sanitarias impuestas por las empresas. Como consecuencia, hemos dado paso a las reuniones virtuales estrictamente laborales y es posible que esto haga que los rumores disminuyan, pero las relaciones interpersonales y la cohesión del grupo se vean perjudicadas. 

En Ulises Comunicación pensamos que ya es hora de que empecemos, eso sí, respetando todas las medidas vigentes, a tomarnos ese café, a charlar en los momentos de descanso, a quedar después del trabajo para echarnos unas risas, en definitiva, para volver a vernos cara a cara y en tres dimensiones porque las pantallas solo tienen dos y la comunicación siempre es “más plana”.